紙の申請書を回覧して承認印をもらう――そんなアナログなワークフローに、いまだに時間を取られている企業は意外と多いのではないでしょうか。テレワークの普及もあり、稟議や各種申請をオンラインで完結できるワークフローツールへの注目が高まっています。
ワークフローツールを導入すれば、申請・承認のプロセスがすべてオンラインで完結し、承認待ちのボトルネックを大幅に解消できます。さらに、申請履歴が自動で記録されるため、内部統制やコンプライアンスの強化にもつながります。
この記事では、主要なワークフローツールの特長と料金を比較し、自社に合ったサービスを選ぶためのポイントを解説します。業務効率化を検討している方はぜひ参考にしてください。
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ワークフローツールとは？導入で解決できる課題
そもそもワークフローツールとは
ワークフローツールとは、企業内の申請・承認プロセスを電子化・自動化するためのソフトウェアです。経費精算、休暇申請、稟議書の提出、契約書の承認など、日常的に発生する社内手続きをオンライン上で完結させることができます。
導入で解決できる主な課題
- 承認の遅延：上司が外出中でも、スマートフォンから承認が可能
- 紙のコスト：申請書の印刷・保管が不要になり、ペーパーレス化を実現
- 進捗の不透明さ：申請がどの段階にあるかリアルタイムで確認可能
- 内部統制の強化：承認履歴が自動で記録され、監査対応がスムーズに
ワークフローツールの選び方
既存システムとの連携
会計ソフト、勤怠管理システム、グループウェアなど、すでに使っているツールとスムーズに連携できるかは必ず確認しましょう。連携ができないと、結局データの二重入力が発生してしまいます。
承認ルートの柔軟性
金額に応じて承認者が変わる、部門をまたいだ合議が必要――こうした複雑な承認ルートに対応できるかどうかは重要なポイントです。条件分岐やスキップ機能が搭載されているツールを選ぶと、実際の業務フローを忠実に再現できます。
モバイル対応
外出先やテレワーク中でも承認作業ができるよう、スマートフォンアプリに対応しているかどうかもチェックしましょう。プッシュ通知で承認依頼を受け取れる機能があると、承認スピードが格段に上がります。
無料トライアル期間中に、実際の承認ルートを設定して動作確認するのがおすすめです。デモ画面だけでは分からない使い勝手の問題が見つかることがあります。
おすすめワークフローツール比較
ジョブカンワークフロー
バックオフィス支援で定評のあるジョブカンシリーズのワークフロー製品です。1ユーザー月額300円という低価格ながら、承認ルートの自動分岐や、50種類以上のテンプレートを標準搭載しています。
ジョブカンの勤怠管理や経費精算と連携すれば、バックオフィス業務を一元管理できます。30日間の無料トライアルが用意されているので、気軽に試すことが可能です。ジョブカンワークフロー公式サイトで詳細を確認できます。
kintone（サイボウズ）
サイボウズが提供するビジネスアプリ作成プラットフォームです。ワークフロー専用ツールではありませんが、ドラッグ＆ドロップで申請フォームやプロセス管理アプリを自由に作成できる柔軟性が最大の魅力です。
1ユーザー月額1,800円（スタンダードコース）から利用でき、ワークフロー以外にも案件管理やプロジェクト管理など、幅広い業務に活用できます。カスタマイズ性を重視する企業に適しています。
コラボフロー
Excelで作った申請書をそのまま電子化できるのが特長のワークフローツールです。既存のExcel帳票を活かしたい企業にとって、最も移行がスムーズな選択肢といえます。
クラウド版は1ユーザー月額500円から利用可能です。Garoon、Google Workspace、Microsoft 365との連携にも対応しており、グループウェアと組み合わせて使うケースが多く見られます。コラボフロー公式サイトでは無料体験も受付中です。
AgileWorks（エイトレッド）
大企業にも導入実績が多い本格的なワークフローシステムです。複雑な組織構造や多段階の承認フローにも柔軟に対応でき、内部統制やJ-SOX対応にも強みがあります。
オンプレミス型とクラウド型の両方が選べるため、セキュリティポリシーに応じた導入形態を選択できます。中規模以上の企業で、高度なワークフロー管理が必要な場合に検討すべき製品です。
承認Time
SBIビジネス・ソリューションズが提供するクラウド型ワークフローで、月額3,000円で10ユーザーまで利用可能という低価格が魅力です。小規模企業やスタートアップに向いています。
シンプルな設計で操作が直感的なため、ITツールに不慣れな社員が多い企業でも導入しやすいのがメリットです。ただし、高度な条件分岐やAPI連携が必要な場合は他のツールを検討したほうがよいでしょう。
rakumo ワークフロー
Google Workspaceと深く統合されたワークフローツールです。Google Workspaceを利用している企業であれば、Googleアカウントでそのままログインして利用開始できる手軽さがあります。
1ユーザー月額300円から利用でき、Googleカレンダーとの連携や、Google Driveへの自動保存など、Google製品のヘビーユーザーにとって便利な機能が揃っています。
ワークフローツール比較表
- 低コスト重視：ジョブカンワークフロー（月額300円/人）、承認Time（月額3,000円/10人）
- カスタマイズ重視：kintone（自由にアプリ作成可能）
- Excel活用：コラボフロー（既存帳票をそのまま電子化）
- Google Workspace連携：rakumo ワークフロー
- 大規模・高度な管理：AgileWorks
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ワークフローツール導入の成功ポイント
段階的に導入する
いきなり全社展開するのではなく、まずは1つの部門や1つの申請フローから始めるのがおすすめです。パイロット運用で課題を洗い出し、改善してから他部門に横展開しましょう。
現場の声を反映する
ツールの選定にあたっては、実際に申請業務を行う現場担当者の意見を聞くことが不可欠です。管理者目線だけで選んでしまうと、現場に使われないツールになってしまうリスクがあります。
ルールの標準化を先に行う
ツール導入の前に、承認ルートや申請フォーマットのルールを整理・標準化しておくことが重要です。ルールが曖昧なままツールだけ導入しても、混乱を招くだけです。
ワークフローツールの導入は「システムの導入」ではなく「業務プロセスの改革」です。ツールを入れるだけで解決するわけではなく、業務フローの見直しとセットで進めることが成功の鍵になります。
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まとめ
ワークフローツールは、申請・承認業務のスピードアップと内部統制の強化を同時に実現できるサービスです。月額300円程度から始められるツールも多く、中小企業でも十分に導入メリットがあります。
まずは自社の申請業務を棚卸しし、どの業務を電子化すべきかを明確にしたうえで、無料トライアルを活用してツールの使い勝手を確かめてみてください。ITトレンドのワークフロー比較ページなども参考になります。
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