社内外でのファイル共有は業務に欠かせない作業ですが、情報漏洩のリスクと常に隣り合わせでもあります。メール添付やUSBメモリでのやり取りでは、誤送信や紛失による漏洩を防ぐのが困難です。セキュリティ機能が充実したファイル共有ツールの導入は、もはや企業にとって必須といえるでしょう。
現在は多くのクラウド型ファイル共有サービスが提供されていますが、セキュリティレベルはツールによって大きく異なります。暗号化の方式、アクセス権限の設定粒度、監査ログの有無など、確認すべきポイントは多岐にわたります。
この記事では、セキュリティを重視してファイル共有ツールを選ぶ際のポイントと、おすすめサービスの比較を行います。機密情報を安全にやり取りしたい企業の担当者はぜひ参考にしてください。
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ファイル共有ツールに求められるセキュリティ機能
通信・保存時の暗号化
ファイルの送受信時（通信中）と保存時（保管中）の両方で暗号化が行われているかを確認しましょう。TLS/SSLによる通信暗号化とAES-256による保存時暗号化は、現在のセキュリティ基準では最低限必要な要件です。
アクセス権限の細かい設定
ファイルやフォルダごとに「閲覧のみ」「編集可」「ダウンロード禁止」など、きめ細かいアクセス権限を設定できるかは重要なポイントです。共有リンクに有効期限やパスワードを設定できる機能も求められます。
監査ログ・アクティビティ記録
誰がいつどのファイルにアクセスしたかを記録する監査ログ機能は、セキュリティインシデント発生時の原因究明に不可欠です。IPアドレスの記録やデバイス情報の記録にも対応しているツールであれば、より安心です。
二要素認証（2FA）
パスワードだけでなく、SMSやアプリによる認証コードを組み合わせた二要素認証に対応しているかどうかも確認しましょう。不正アクセスのリスクを大幅に低減できます。
ISMS（ISO 27001）やSOC 2などのセキュリティ認証を取得しているサービスであれば、第三者機関によるセキュリティ監査をクリアしている証拠になります。
おすすめファイル共有ツール比較
Box
法人向けクラウドストレージの定番で、セキュリティの高さでは業界トップクラスです。7段階のアクセス権限設定、詳細な監査ログ、コンテンツの自動分類・検出機能（Box Shield）など、エンタープライズ向けのセキュリティ機能が充実しています。
ビジネスプランは1ユーザー月額1,800円からで、容量は無制限です。金融機関や官公庁でも採用されている実績があり、セキュリティ要件が厳しい組織でも安心して利用できます。Box公式サイトで詳しい機能を確認できます。
Google Drive（Google Workspace）
Google Workspaceのビジネスプラン以上であれば、保管時のAES-256暗号化、監査ログ、DLP（データ損失防止）機能などのセキュリティ機能が利用できます。
1ユーザー月額1,360円（Business Starter）から利用可能で、Google ドキュメントやスプレッドシートとのシームレスな連携が強みです。ただし、個人向けの無料版Google Driveはセキュリティ機能が限定的なため、法人利用には必ずGoogle Workspaceを選びましょう。
OneDrive for Business（Microsoft 365）
Microsoft 365を導入済みの企業にとっては、追加コストなしでセキュアなファイル共有環境を構築できる点が最大のメリットです。SharePointとの連携でチームサイトの構築も可能で、社内ポータルとしても活用できます。
Azure Information Protectionによるファイルの暗号化・権限管理にも対応しており、ファイルを社外に送った後でもアクセス制御を維持できます。
Dropbox Business
個人向けで高い知名度を誇るDropboxの法人版です。チーム全体のファイル管理、管理者コンソールでの一元管理、詳細なアクティビティログなど、ビジネスに必要なセキュリティ機能が揃っています。
1ユーザー月額1,500円（Essentials）から利用でき、ファイルの復元やバージョン管理にも対応しています。Dropbox Transfer機能を使えば、大容量ファイルの安全な送信も可能です。
セキュアSAMBA
国産の法人向けファイル共有サービスで、純国産のセキュリティ基準を満たしている点が特長です。データセンターは国内にあり、IPアドレス制限、デバイス認証、グローバルIPアドレスによるアクセス制御など、厳格なセキュリティ設定が可能です。
スモールプランは月額15,000円（5ユーザー・100GB）から利用でき、中小企業でも導入しやすい価格帯です。日本語でのサポート体制が整っている安心感もあります。セキュアSAMBA公式サイトで料金プランの詳細を確認できます。
DirectCloud
法人向けに特化した国産クラウドストレージで、ユーザー数無制限のプランが用意されている点がユニークです。社員数の増減を気にせず利用でき、コスト計算がしやすいのがメリットです。
取引先との安全なファイル共有にも対応しており、ゲストアカウントに対して細かいアクセス制限を設定できます。月額30,000円から利用可能で、ユーザー数が多い企業ほどコストメリットが大きくなります。
利用シーン別おすすめ
- セキュリティ最優先：Box（エンタープライズグレード）
- Microsoft環境：OneDrive for Business（追加コスト不要）
- Google環境：Google Drive（Workspace連携）
- 国産・国内データ保管：セキュアSAMBA、DirectCloud
- 操作のシンプルさ：Dropbox Business
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ファイル共有時のセキュリティ対策
パスワード付きZIPファイルは時代遅れ
かつてはメールにパスワード付きZIPファイルを添付し、別メールでパスワードを送る「PPAP」と呼ばれる方法が主流でした。しかし現在ではセキュリティ効果がほぼないことが広く認識されており、多くの企業や政府機関が廃止しています。
代わりに、クラウドストレージの共有リンク機能を使えば、アクセス権限やダウンロード制限を設定した安全なファイル共有が可能です。
社内ルールの整備
どんなに高機能なツールを導入しても、利用ルールが整備されていなければ意味がありません。以下のような項目を最低限ルール化しておきましょう。
- 社外共有時のアクセス権限の設定基準
- 共有リンクの有効期限の設定ルール
- 機密文書のフォルダ管理方法
- 退職者のアカウント削除手順
定期的なアクセス権限の見直し
人事異動や組織変更に合わせて、ファイルやフォルダのアクセス権限を定期的に見直すことが重要です。権限が放置されたまま蓄積されると、不要な情報にアクセスできてしまうリスクが生まれます。
無料のファイル共有サービスを業務で使うのは避けましょう。セキュリティ機能が不十分なだけでなく、個人アカウントと業務データが混在してしまい、情報管理上の重大なリスクとなります。
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まとめ
ファイル共有ツールの選定では、便利さだけでなくセキュリティ機能を最優先で評価することが重要です。暗号化、アクセス制御、監査ログ、二要素認証といった基本的なセキュリティ機能が備わっているかを確認したうえで、自社の業務環境に合ったツールを選びましょう。
すでにMicrosoft 365やGoogle Workspaceを利用しているなら、まずはそれらに含まれるファイル共有機能から始めるのが最もスムーズです。より高度なセキュリティが必要な場合はBoxやセキュアSAMBAなどの専用サービスを検討してみてください。IPA（情報処理推進機構）のセキュリティ情報ページも参考になります。
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