「請求書の作成にExcelを使っているけれど、管理が煩雑になってきた」「入金の消込作業に毎月かなりの時間を取られている」。経理担当者からこうした悩みが寄せられるケースは多いです。
クラウド型の請求書発行・管理サービスを導入すれば、請求書の作成・送付・入金管理・保管がすべてオンラインで完結します。手作業のミスや漏れも減り、月末月初の業務負荷を大幅に軽減できます。
この記事では、クラウドで請求書の発行・管理ができるおすすめサービスを紹介しながら、選び方のポイントや導入の注意点を解説します。
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クラウド請求書サービスとは
クラウド請求書サービスとは、インターネット経由で請求書の作成・発行・送付・保管ができるクラウドサービスです。PCやスマートフォンからアクセスでき、請求書のテンプレートに取引先情報と金額を入力するだけで、見栄えの良い請求書がすぐに作成できます。
主な機能は以下のとおりです。
- 請求書・見積書・納品書・領収書の作成と発行
- メール・郵送代行・Web配信での送付
- 入金ステータスの管理と消込
- 売掛金の一覧管理
- インボイス制度（適格請求書）への対応
- 電子帳簿保存法の要件を満たした電子保管
クラウド請求書を導入するメリット
作業時間の短縮
Excelで請求書を作成する場合、テンプレートのコピー、金額の入力、PDF化、メール送付（または印刷・封入・投函）という一連の作業が必要です。クラウドサービスなら、取引先マスタと取引データを登録しておけば、ワンクリックで請求書の作成から送付まで完了します。
入金管理の効率化
多くのサービスには入金消込機能が搭載されています。銀行口座の入金データと請求書のデータを自動的にマッチングし、消込を半自動化できます。「どの請求書が入金済みで、どれが未入金なのか」を一目で把握できるため、督促の漏れも防げます。
ミスの防止
手作業での請求書作成では、金額の計算ミス、消費税の計算間違い、宛先の誤りなどが発生しやすくなります。クラウドサービスでは自動計算・テンプレート活用によって、ヒューマンエラーを大幅に削減できます。
場所を選ばない
クラウドサービスのためインターネット環境があればどこからでも利用可能です。テレワーク中でも請求書の発行・確認・承認が行えるのは、大きなメリットです。
一方で、どこでも開けるということは取引先名や金額が画面に出たまま席を立つ場面も増えるということでもあります。自宅以外で作業する機会がある方は、横からの視線を遮るのぞき見防止フィルターを貼っておくという手もあります。
おすすめのクラウド請求書サービス
マネーフォワード クラウド請求書
マネーフォワードが提供する請求書発行・管理サービスです。見積書→納品書→請求書→領収書のワンストップ変換に対応しており、書類間のデータ転記が不要です。マネーフォワード クラウド会計との自動連携で、仕訳の手入力もなくなります。
毎月の定期請求の自動作成にも対応しているため、サブスクリプション型のビジネスモデルにも適しています。料金の詳細は公式サイトで確認できます。
freee請求書
freeeが提供する請求書作成サービスです。無料プランでは月10枚まで請求書を発行でき、有料プランにアップグレードすると自動送信や入金管理などの機能が使えます。freee会計との連携により、請求書の発行から仕訳計上、入金消込まで一気通貫で処理できます。
楽楽明細
帳票の電子発行に強みを持つサービスです。請求書だけでなく、納品書・支払通知書・給与明細など、あらゆる帳票のWeb配信・メール送信・郵送代行に対応しています。1万社以上の導入実績があり、取引先ごとに配信方法を使い分けられるのが特徴です。
BtoBプラットフォーム 請求書
インフォマートが提供するBtoB取引の電子化プラットフォームです。発行・受領の両方に対応し、シリーズ全体で100万社以上が利用しています。取引先とのデータ連携がスムーズで、大手企業との取引が多い企業に特に向いています。
Misoca
弥生が提供する請求書作成サービスです。シンプルなUIで請求書・見積書・納品書をすぐに作成でき、弥生会計との連携も可能です。個人事業主やフリーランスなど、小規模事業者がまず試すのに最適なサービスです。料金の詳細は公式サイトで確認できます。
クラウド請求書サービスの選び方
会計ソフトとの連携
請求書のデータを会計ソフトに自動連携できるかどうかは、導入効果を大きく左右します。マネーフォワード→マネーフォワード、freee→freee、弥生→Misocaのように、同じベンダーの製品を揃えると連携がスムーズです。
発行だけか、受領管理も必要か
自社が主に請求書を発行する立場であれば発行特化型で十分ですが、受け取った請求書のデータ化や仕訳も自動化したい場合は、発行・受領一体型のサービスを選びましょう。
取引先への配慮
電子化に対応していない取引先がある場合は、郵送代行やFAX送信に対応したサービスが便利です。取引先ごとに送付方法を切り替えられる柔軟性があるかどうかをチェックしましょう。
料金と拡張性
スタートアップや個人事業主は無料プランから始められるサービスが適しています。事業の成長に合わせてプランをアップグレードできるかどうかも、長期的な視点で確認しておきましょう。
- 会計ソフトと同じメーカーの請求書サービスを選ぶと連携がスムーズ
- 取引先の電子化対応状況を事前に確認する
- 無料プランやトライアルで操作性を試してから契約する
クラウドサービスの利用環境を整えるならこちらも参考に
Excelからクラウドへの移行ステップ
現在Excelで請求書を管理している企業が、クラウドサービスに移行する際のステップを整理します。
ステップ1：現状の棚卸し
月間の請求書発行枚数、使用しているExcelテンプレートの種類、請求書の送付方法（メール・郵送・FAX）をリストアップします。取引先ごとの送付方法の内訳も確認しておきましょう。
ステップ2：取引先マスタの整備
クラウドサービスに移行する際は、取引先の名称・住所・担当者名・メールアドレスなどのマスタデータが必要です。Excelの取引先リストをCSV形式で整理しておくと、インポート作業がスムーズに進みます。
ステップ3：並行運用期間を設ける
いきなり全面移行するのではなく、1〜2ヶ月は新旧システムを並行して運用するのがおすすめです。並行運用期間中に操作に慣れ、問題点を洗い出してから完全移行に切り替えましょう。
この期間は紙とデータが一時的に混在するため、机の上が散らかりやすくなります。「移行前の控え」「並行運用中の分」といった単位でファイルボックスを分けておくと、あとから探すときに迷いません。
導入時の注意点
取引先への事前通知
請求書の送付方法を紙から電子に変更する際は、取引先に事前に通知し、同意を得る必要があります。1〜2ヶ月前に案内文を送付し、移行スケジュールを共有するのが一般的です。
電子帳簿保存法への対応
電子で発行・受領した請求書は、電子帳簿保存法の要件に従って電子データのまま保存する義務があります。「日付」「取引先名」「金額」で検索できること、訂正・削除の履歴が確認できることなどが求められます。JIIMA認証を取得しているサービスであれば、これらの要件に対応しています。
社内フローの見直し
請求書の電子化に合わせて、承認フローや保管方法のルールも見直す必要があります。「誰が作成し、誰が承認し、どこに保管するか」を明確にしてから運用を開始しましょう。
ExcelやWordで作成した請求書をPDFにしてメール送付するだけでは、電子帳簿保存法の要件を満たさない場合があります。法令対応を考えるなら、専用のクラウドサービスの導入を検討してください。
よくある質問
Q. 無料で使えるクラウド請求書サービスはある？
はい、freee請求書（月10枚まで無料）やMisocaなど、無料プランを提供しているサービスがあります。発行枚数が少ない個人事業主であれば、無料プランで十分対応できます。
Q. 既存のExcel請求書からの移行は大変？
多くのサービスにはCSVインポート機能があるため、既存の取引先データや品目データを一括で取り込めます。また、invox発行請求書のように、ExcelファイルをそのままアップロードしてPDF変換・送付できるサービスもあります。
Q. 請求書の控えはどうやって保管する？
クラウドサービス内に自動的に保管されるため、別途保管作業は不要です。多くのサービスは電子帳簿保存法の要件を満たした形で保管してくれるため、法令対応の面でも安心です。
Q. スマートフォンから請求書を発行できる？
マネーフォワード クラウド請求書やfreee請求書など、一部のサービスはスマートフォンからの操作にも対応しています。外出先から急ぎの請求書を発行する必要がある場合に便利です。
Q. 定期請求を自動化できる？
はい、多くのクラウド請求書サービスには定期請求の自動作成機能があります。月額固定のサービスを提供している企業であれば、毎月の請求書を自動生成して送付まで完了できます。サブスクリプション型のビジネスモデルには特に役立つ機能です。
Q. 複数の担当者で請求書を管理できる？
クラウドサービスであれば、複数のユーザーアカウントを作成して、作成・承認・送付の役割を分担できます。権限設定により、担当者ごとに閲覧・編集の範囲を制限することも可能です。内部統制の観点からも、承認フローを設定できるサービスを選ぶのがおすすめです。
役割分担を決める段になると、「どこまでを担当者に任せ、どこから承認を挟むか」という設計の話になります。少人数の経理体制を前提にした実務書には、こうしたフローの例が載っているものもあるので、社内ルールを作るときの下敷きにできます。
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まとめ
クラウド型の請求書発行・管理サービスは、経理業務の効率化・コスト削減・法令対応を同時に実現できるツールです。特に、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応が求められる今、導入の優先度は高まっています。
サービスを選ぶ際は、自社で使っている会計ソフトとの連携性、取引先の電子化対応状況、料金と拡張性の3点を軸に比較検討しましょう。まずは無料プランやトライアルで操作感を確認してから、本格導入に進むのがおすすめです。
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