毎月の請求書の発行や受領に、まだ紙を使っている企業は少なくありません。印刷して、封入して、郵送して、届いた請求書をファイリングして――。1枚あたりの作業は大したことがなくても、月に数十件、数百件となると膨大な時間とコストがかかります。
請求書の電子化は、こうした手間を根本から解消する手段です。インボイス制度への対応や電子帳簿保存法の改正もあり、請求書の電子化は「やったほうがいい」から「やらなければならない」段階に来ています。
この記事では、請求書の電子化を実現するおすすめツールを比較しながら、導入メリットや選び方のポイントを解説します。
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請求書電子化のメリット
郵送コストの削減
紙の請求書を郵送する場合、封筒代・切手代・印刷代・封入作業の人件費がかかります。電子請求書ならメールやシステム経由で送付するため、これらのコストがゼロになります。月に数百枚の請求書を発行している企業では、年間で数十万円から数百万円のコスト削減が見込めます。
業務効率の向上
請求書の作成・送付・保管がすべてオンラインで完結するため、作業時間が大幅に短縮されます。特に月末月初の請求業務は、担当者の負担が集中しやすい時期です。電子化によって作業を平準化できます。
検索・管理の効率化
電子データなら、取引先名・日付・金額でいつでも瞬時に検索できます。紙のファイルをめくって探す手間がなくなり、監査対応やトラブル時の書類確認もスムーズです。
法令対応
インボイス制度（適格請求書等保存方式）では、取引先への適格請求書の発行が求められます。電子請求書システムを使えば、インボイス制度の要件を満たした請求書を自動的に発行できます。また、電子帳簿保存法の改正により、電子で受領した請求書は電子データのまま保存することが義務づけられています。
ツールが要件を満たしていても、どの書類が適格請求書に当たるのかを判断するのは自社の経理担当です。免税事業者との取引や経過措置のあたりは特に迷いやすいので、制度をまとめた解説書を1冊置いておくと確認が早くなります。
請求書電子化ツールの種類
発行特化型
請求書の作成・発行・送付に特化したツールです。テンプレートを使って請求書を作成し、PDFやメールで送付できます。小規模な事業者やフリーランスが手軽に導入するのに適しています。
受領特化型
取引先から届いた請求書をデータ化・管理するためのツールです。紙で届いた請求書のスキャン、AI OCRによるデータ読み取り、仕訳の自動化などの機能を備えています。
発行・受領の統合型
請求書の発行と受領の両方に対応するツールです。一つのプラットフォームで請求業務を一元管理できるため、業務フローの統一が図れます。中規模以上の企業にはこのタイプが適しています。
自社が「請求書を多く発行する側」なのか「多く受領する側」なのかで、選ぶべきツールのタイプが変わります。まず自社の課題がどちらにあるかを明確にしてから比較を始めましょう。
おすすめの請求書電子化ツール
楽楽明細
株式会社ラクスが提供するクラウド型の帳票発行サービスです。導入実績は1万社を超えており、請求書・納品書・支払明細などをWeb・メール・PDFで配信できます。取引先ごとに配信方法を切り替えられるため、すべての取引先が電子対応している必要はありません。
BtoBプラットフォーム 請求書
株式会社インフォマートが提供するサービスで、シリーズ全体で100万社以上の利用実績があります。請求書の発行・受領の両方に対応しており、大手企業との取引が多い企業に特に適しています。取引先との間でデータをそのまま連携できるため、入力の手間がかかりません。
マネーフォワード クラウド請求書
マネーフォワードが提供するクラウド請求書発行サービスです。マネーフォワード クラウド会計との連携が強みで、請求書の発行から売掛金の管理、会計仕訳まで一気通貫で処理できます。個人事業主から中小企業まで幅広い規模の事業者に対応しています。料金の詳細は公式サイトで確認できます。
freee請求書
freeeが提供する請求書発行サービスで、無料プランでは月に10枚まで請求書を発行できます。freee会計との連携で入金管理や債権管理も自動化でき、小規模事業者にとって手軽に始められるのが魅力です。
invox発行請求書
請求書の発行に特化したサービスで、既存のExcel請求書をそのままアップロードして配信できる機能が特徴です。「今使っているExcelのフォーマットを変えたくない」という企業でもスムーズに電子化を進められます。公式サイトからサービスの詳細を確認できます。
請求書電子化ツールの選び方
会計ソフトとの連携
請求書のデータを会計ソフトに自動連携できるかどうかは、業務効率化において非常に重要です。すでに会計ソフトを導入している場合は、同じベンダーの請求書ツールを選ぶか、API連携が可能なツールを選びましょう。
取引先への影響
電子請求書に対応していない取引先がある場合、郵送代行やFAX送信に対応しているツールを選ぶ必要があります。楽楽明細のように、取引先ごとに配信方法を切り替えられるサービスが便利です。
現実には、しばらくは紙と電子が混在する期間ができます。郵送分が数通だけ残るなら代行を使わず自社で出す方が早い場合もあるので、宛名書きの手間が省ける窓付き封筒をひと箱用意しておくと移行期をしのぎやすくなります。
インボイス制度・電子帳簿保存法への対応
JIIMA認証（電子帳簿ソフト法的要件認証）を取得しているサービスは、電子帳簿保存法の要件を満たしていることが第三者機関によって確認されています。法令対応の観点からは、JIIMA認証取得済みのサービスを選ぶと安心です。
料金体系
月額固定型と従量課金型があります。発行枚数が多い企業は月額固定型のほうがコストを抑えやすく、少量の場合は従量課金型が有利です。無料プランがあるサービスもあるため、まず試してみるのがおすすめです。
請求書の電子化にあたっては、取引先の理解と同意が必要です。一方的に「来月から電子請求書に切り替えます」と通知すると、トラブルになる可能性があります。事前に案内文を送り、移行スケジュールを共有しましょう。
請求書の電子化と合わせてテレワーク環境も整えるなら
コスト比較：紙の請求書 vs 電子請求書
紙の請求書にかかるコストは、印刷代・封筒代・切手代だけではありません。作成から送付までの作業にかかる人件費を含めると、1通あたりのコストは見えている以上に大きくなります。
一般的に、紙の請求書1通あたりのコストは封入・郵送作業の人件費を含めると200円から500円程度と言われています。月100通発行している企業であれば、年間で24万円から60万円のコストがかかっている計算です。
電子請求書サービスの月額料金は数千円から数万円程度のため、郵送コストと比較するとコストメリットが明確です。さらに、作業時間の削減による人件費の節約効果を加えると、投資対効果はさらに大きくなります。
導入の進め方
- 現状の請求業務を棚卸しする：月間の請求書発行枚数、受領枚数、作業工数を把握
- ツールの候補を3つ程度に絞る：自社の要件（規模、会計ソフト、取引先数）に合うものをピックアップ
- 無料トライアルで試す：実際の業務フローに沿って操作性を確認
- 取引先へ案内する：電子請求書への移行を告知し、必要に応じて説明会を実施
- 段階的に移行する：まず一部の取引先から電子化を開始し、問題がなければ対象を拡大
よくある質問
Q. 取引先が紙の請求書を希望する場合は？
多くの電子請求書サービスには郵送代行機能が付いています。電子化できない取引先にはシステムから自動的に紙の請求書を郵送し、対応可能な取引先には電子で送付する、という運用が可能です。
Q. 個人事業主やフリーランスでも導入できる？
はい、freee請求書やMisocaなど、無料または低価格で使えるサービスがあります。月に数枚の請求書であれば無料プランで十分対応できます。
Q. セキュリティは大丈夫？
主要なクラウド請求書サービスは、SSL/TLS暗号化、アクセス権限管理、データのバックアップなどのセキュリティ対策を実施しています。サービスごとのセキュリティ体制は、導入前に公式サイトで確認してください。
Q. 請求書の電子化で印紙税はかからなくなる？
はい、電子で発行する請求書や契約書には印紙税がかかりません。紙の請求書に収入印紙を貼っていた企業にとっては、印紙税の削減も電子化の大きなメリットです。特に高額な取引が多い企業では、印紙税の節約額が無視できない金額になります。
Q. 請求書の電子化と電子帳簿保存法の関係は？
電子で発行・受領した請求書は、電子帳簿保存法の「電子取引データの保存」に該当し、電子データのまま保存する義務があります。紙に印刷して保存することは認められていません。「日付」「取引先」「金額」で検索できる状態で保存することが要件となります。
Q. 既存の取引先がまだ紙で請求書を送ってくる場合は？
紙で届いた請求書はスキャンしてPDF化し、電子帳簿保存法のスキャナ保存制度の要件を満たす形で保管できます。AI OCR対応の請求書受領サービスを使えば、紙の請求書のデータ化も自動化できます。
受領枚数がそこまで多くない場合は、届いたその場でPDFにしてしまう習慣を作るだけでも十分に回ります。デスクの端に置ける卓上サイズのスキャナーなら、複合機のところまで歩く手間がなくなり、あと回しにしにくくなります。
請求書電子化の今後の動向
インボイス制度の定着と電子帳簿保存法の改正により、請求書の電子化は加速しています。デジタルインボイスの標準規格である「Peppol（ペポル）」の普及も進んでおり、将来的には企業間の請求データが標準化された形式で自動連携される仕組みが広がると見込まれています。
こうした流れを踏まえると、早い段階で電子化に対応しておくことが、将来のデジタル対応の土台にもなります。今すぐ全面移行が難しい場合でも、まず1つのサービスを試すところから始めてみましょう。
経理業務の効率化にはデスク周りの見直しも効果的です
まとめ
請求書の電子化は、コスト削減・業務効率化・法令対応を同時に実現できる取り組みです。インボイス制度や電子帳簿保存法の改正により、電子化の必要性はますます高まっています。
ツール選びでは、自社の請求業務の特性（発行中心か受領中心か）に合った種類のサービスを選び、会計ソフトとの連携や取引先への影響も考慮して判断しましょう。まずは無料トライアルから試してみることをおすすめします。
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