Chatworkを導入したものの、「基本的な使い方がよく分からない」「タスク管理機能があるらしいけど活用できていない」という方は意外と多いのではないでしょうか。
Chatworkは直感的なUIで設計されていますが、タスク管理やファイル共有といった便利な機能を知らないまま使っている方も少なくありません。これらの機能を使いこなすことで、チームの業務効率は大きく向上します。
この記事では、Chatworkの初期設定から日常的なチャットの使い方、タスク管理機能の活用法まで、初心者の方でも迷わず操作できるように手順を丁寧に解説していきます。
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アカウント作成と初期設定
アカウントの作成手順
Chatworkの利用を始めるには、まず公式サイト（go.chatwork.com）からアカウントを作成します。
- 公式サイトにアクセスし「新規登録」をクリック
- メールアドレスを入力して送信
- 届いた確認メール内のリンクをクリック
- 名前・パスワードを設定して登録完了
Googleアカウントを使ったソーシャルログインにも対応しているため、新しいパスワードを覚えたくない方はGoogleアカウントでの登録が便利です。
プロフィールの設定
アカウント作成後、まずプロフィールを設定しましょう。右上のアイコンから「プロフィール」を開き、以下の項目を入力します。
- 表示名：チームメンバーが見て誰だか分かる名前を設定
- プロフィール画像：顔写真やアイコンを設定すると、チャット上で識別しやすくなる
- 自己紹介：部署・役職・担当業務などを簡潔に記載
プロフィール画像を設定していないデフォルト状態だと、複数人のチャットで誰が誰だか分かりにくくなります。必ず画像を設定しておきましょう。
基本的なチャットの使い方
ダイレクトチャット（1対1）
特定の相手と1対1でやり取りしたい場合は、ダイレクトチャットを使います。
- 画面左側のチャット一覧から相手の名前をクリック
- 画面下部のメッセージ入力欄にテキストを入力
- Enterキーまたは送信ボタンで送信
Enterキーで即送信される点に注意してください。改行したい場合はShift+Enterを使います。この設定は「環境設定」から変更でき、Enter改行モードに切り替えることも可能です。
グループチャット
複数のメンバーでやり取りする場合は、グループチャットを作成します。
- 画面左上の「+」アイコンから「グループチャットを新規作成」を選択
- チャット名を入力（例：「営業部」「〇〇プロジェクト」）
- 参加メンバーを選択
- 概要（任意）を入力して作成
グループチャットのアイコンや概要は後から変更できるため、最初は最低限の設定で作成して構いません。
メッセージの装飾
Chatworkでは簡単な記法でメッセージを装飾できます。
- [info]〜[/info]：囲んだテキストを枠付きで表示（連絡事項などに便利）
- [title]〜[/title]：info内にタイトルを付ける
- [code]〜[/code]：プログラムコードをそのまま表示
- [hr]：水平線を挿入
特に[info][title]タイトル[/title]本文[/info]の組み合わせは、重要な連絡事項を目立たせるために頻繁に使われます。
メンション機能（TO）
特定の相手に通知を送りたい場合は「TO」機能を使います。メッセージ入力欄の「TO」ボタンをクリックし、通知したい相手を選択します。
TOを付けると相手に通知が届くため、見落とし防止に効果的です。グループチャット内で全員に通知したい場合は「ALL」を選択します。ただし、ALLの多用は通知疲れの原因になるため、本当に全員に伝えたい内容に限って使うのがマナーです。
ファイル共有の方法
ファイルのアップロード
チャット内でファイルを共有するのは非常に簡単です。
- メッセージ入力欄のクリップアイコンからファイルを選択
- ドラッグ&ドロップでファイルをチャット画面に投げ込む
画像ファイルはチャット上にプレビューが表示され、PDFやOfficeファイルはダウンロードリンクとして共有されます。
ファイル管理画面
各チャットルームの右上にあるファイルアイコンをクリックすると、そのチャットで共有されたファイルの一覧を確認できます。過去にやり取りしたファイルを探す際に便利な機能です。
フリープランのファイルストレージは5GBです。大容量のファイルを頻繁に共有する場合は、Google DriveやOneDriveなどの外部ストレージと併用し、チャットにはリンクを共有する運用がおすすめです。
タスク管理機能の使い方
Chatworkの最大の特長とも言えるタスク管理機能について、詳しく解説します。
タスクの作成方法
タスクの作成には2つの方法があります。
方法1：タスクパネルから作成
- チャット画面右側の「タスク」タブをクリック
- 「タスクを追加」をクリック
- タスク内容・担当者・期限を入力
- 「タスクを追加」ボタンで作成完了
方法2：メッセージからタスクを作成
- タスク化したいメッセージにカーソルを合わせる
- 表示されるメニューから「タスク」を選択
- 担当者と期限を設定して作成
方法2はチャットの流れの中で「これお願い」と依頼された内容をそのままタスク化できるため、非常に実用的です。依頼内容の伝達ミスも防げます。
タスクの管理と完了
作成したタスクは以下の方法で管理できます。
- 自分のタスク一覧：画面右上の「タスク」アイコンから、自分に割り当てられた全タスクを確認
- チャットごとのタスク：各チャットルームの「タスク」タブから、そのチャットに関連するタスクを確認
- タスクの完了：タスク横のチェックボックスをクリックすると完了扱いになり、チャットに完了通知が投稿される
タスクを完了すると、チャットルーム内に「○○さんがタスクを完了しました」と通知が出るため、依頼者側も進捗を自動的に把握できます。
タスク管理のコツ
- 期限は必ず設定する：期限なしのタスクは放置されがちです
- 1タスク1アクション：大きなタスクは分割して登録する
- 担当者を明確に：「誰かやっておいて」ではなく特定の担当者を指名する
- 毎朝タスク一覧を確認：未完了タスクの棚卸しを習慣にする
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便利な応用テクニック
ブックマーク機能（マイチャット）
Chatworkには「マイチャット」という自分だけのチャットルームがあります。ここに気になったURLやメモを投稿しておけば、簡易的なブックマークやメモ帳として活用できます。
ピン留め
重要なチャットルームを画面上部に固定表示するには、チャット名を右クリックして「ピン留め」を選択します。よく使うチャットルームをピン留めしておくと、毎回スクロールして探す手間が省けます。
検索機能
画面上部の検索バーから、過去のメッセージを横断的に検索できます。検索対象はチャット名・メッセージ内容・ファイル名に及ぶため、「あの件の資料、どこで共有したっけ？」というときに重宝します。
通知設定の最適化
チャットツールの通知が多すぎると、集中力が削がれて逆効果になります。Chatworkでは以下の通知設定を調整できます。
- デスクトップ通知：ブラウザのポップアップ通知のオン/オフ
- モバイル通知：スマートフォンへのプッシュ通知設定
- メール通知：未読メッセージのメール通知頻度
- チャットごとのミュート：特定のチャットルームの通知を無効化
おすすめの設定は、自分宛のTO通知はオン、それ以外は状況に応じてオフにすることです。すべての通知をオンにしていると、大量の通知に振り回されてしまいます。
スマートフォンアプリでの使い方
Chatworkはios・Androidの両方にアプリを提供しています。PC版とほぼ同じ機能がスマートフォンからも利用可能です。
- メッセージの送受信
- ファイルの閲覧・アップロード
- タスクの作成・完了
- プッシュ通知
外出先での確認や簡単な返信にはスマートフォンアプリが便利です。ただし、長文の入力やファイルの整理といった作業はPC版で行う方が効率的です。
チーム運用のベストプラクティス
Chatworkをチームで効果的に運用するために、以下のルールを設けておくとスムーズです。
チャットルームの命名規則
チャットルーム数が増えてくると名前で探すのが大変になるため、一貫した命名規則を決めておきましょう。例えば「【部署名】プロジェクト名」「【雑談】フリートーク」のように、角括弧でカテゴリを付ける方法が一般的です。
返信のルール
「既読スルーでも気にしない」「返信が必要な場合はTOを付ける」「急ぎの案件は電話も併用する」といった基本ルールを共有しておくと、メンバー間の認識のズレを防げます。
まとめ
Chatworkは基本的なチャット機能に加え、タスク管理・ファイル共有・ビデオ通話といった機能を備えた万能型のビジネスチャットです。
初心者の方は、まずダイレクトチャットとグループチャットの使い分けをマスターし、慣れてきたらタスク管理機能を積極的に活用してみてください。チャットの中で依頼→タスク化→完了報告までを一気通貫で行えるようになると、チームの生産性は格段に上がります。
参考リンク：Chatwork公式サイト / Chatworkヘルプセンター / Chatwork公式ブログ
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