展示会、カンファレンス、採用イベント、商品説明会。これまでオフラインで開催していたイベントをオンラインに移行する企業が増えています。しかし、「どのツールを使えばいいのか」「ウェビナーツールとイベントツールは何が違うのか」と迷う担当者は少なくありません。
オンラインイベントツールとウェビナーツールの違いは、「複数コンテンツの同時進行」に対応しているかどうかです。ウェビナーが1つの講演を配信するのに対して、イベントツールは複数のセッション、ブース、ネットワーキングなどを同時に運営できます。規模の大きなイベントほど、専用ツールの導入が成功の鍵を握ります。
この記事では、オンラインイベント開催に必要な機能と、主要なツールの特徴・選び方をまとめています。初めてオンラインイベントを企画する担当者の方も参考にしてみてください。
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オンラインイベントツールに求められる機能
複数セッションの管理
カンファレンスや展示会では、複数の講演やワークショップが同時進行します。セッションごとの配信管理やタイムテーブルの表示ができるツールが必要です。参加者が自分の興味のあるセッションを選んで参加できるUIがあると、イベントの満足度が上がります。
一方で運営側は、進行中のセッションと管理画面を同時に見ながら動くことになります。ノートPC1枚でウィンドウを切り替え続けると見落としが起きやすいため、当日は画面をもう1枚足しておくと運営が落ち着きます。
参加者のネットワーキング機能
参加者同士が交流できる場をオンラインで提供する機能です。1対1のビデオチャットやグループディスカッション、名刺交換の機能があると、リアルイベントに近い体験を実現できます。ビジネスイベントでは「人とのつながり」が参加の目的になることも多いため、ネットワーキング機能はイベントの価値を大きく左右します。
ブース・展示エリアの設置
オンライン展示会では、出展者ごとにブースを設置し、資料のダウンロードや動画の視聴、チャットでの問い合わせができる機能が求められます。各ブースの訪問者データが取得できるツールであれば、出展者にとってもリード獲得の成果を可視化できます。
チケット販売・受付管理
有料イベントの場合は、チケット販売と決済、参加者の受付管理を一元的に行えることが重要です。外部の決済サービスとの連携もチェックポイントです。無料イベントでも、参加登録の管理やリマインドメールの送信機能があると運営がスムーズになります。
参加者データの分析
イベント後のフォローアップに欠かせないのが、参加者データの分析機能です。誰がどのセッションに参加したか、どのブースを訪問したか、チャットで何を質問したかなどのデータが取得できれば、営業やマーケティングの次のアクションに直結します。
まずは「自社のイベントにどの機能が必要か」をリストアップしてから、ツールの絞り込みに入りましょう。全部入りのツールを選ぶと、使わない機能に費用を払うことになります。
主要なオンラインイベントツールの比較
EventHub
営業、マーケティング、採用など幅広いイベントに対応するプラットフォームです。数十人規模のウェビナーから数万人規模の大型展示会まで柔軟に対応でき、オンライン・リアル・ハイブリッド開催のすべてをカバーします。参加者の行動データも取得でき、イベント後のフォローアップにも活用できます。CRMやMAツールとの連携にも対応しており、マーケティング施策の一部としてイベントを運用したい企業に向いています。
eventos
イベント専用のホームページやアプリを簡単に作成できるオールインワン型のツールです。ライブ配信、チケット管理、商談機能を備え、オフラインとオンラインのハイブリッド開催にも対応しています。テンプレートが用意されているため、デザインの知識がなくても見栄えの良いイベントページを作れます。来場者管理やQRコードによる受付機能もあり、リアルイベントとの連携も得意としています。
Zoom Events
Zoom Webinarの上位版にあたるプランで、複数セッションのカンファレンスやイベントロビー、ネットワーキング機能が追加されています。Zoomの操作に慣れている参加者が多い場合は導入ハードルが低いのがメリットです。月額149ドル程度から（100人対応・年払い）で利用でき、Zoomエコシステムとのシームレスな連携が強みです。詳細な料金はZoom公式サイトで確認できます。
Eventory
双方向ミーティング・ライブ配信・オンデマンド動画など多様な配信形式に対応しています。参加者とのコミュニケーションツールが充実しており、チャット、Q&A、アンケートなどをイベント中に活用できます。マッチング機能で参加者同士を引き合わせる仕組みもあり、ビジネスカンファレンスでの出会いを創出します。
ネクプロ
国産のウェビナー・イベントツールで、申込フォームからアンケート、メール配信まで一括管理できます。日本語サポートが手厚く、導入時の伴走支援が受けられるのが国産ツールならではのメリットです。ライブ・疑似ライブ・オンデマンドの3つの配信形式に対応しており、運用の柔軟性が高いです。
ULIZA
大規模な動画配信に特化したプラットフォームで、10万人規模のイベント配信実績があります。セキュリティが厳しい業界（金融、官公庁）での実績が豊富で、DRMやアクセス制限にも対応しています。
オンラインイベントの配信品質は機材で決まります。カメラ・マイク・照明のおすすめ構成はこちら。
ハイブリッドイベントの開催ポイント
オフラインとオンラインの体験格差を埋める
ハイブリッドイベントでは、会場参加者とオンライン参加者の間に体験格差が生まれやすいです。オンライン参加者が「ただ配信を見ているだけ」にならないよう、チャットやQ&Aを通じた参加の仕組みを設計しましょう。投票やリアクション機能を活用すると、オンライン参加者の存在感を高められます。
回線と機材の準備
会場からのライブ配信には安定したインターネット回線が不可欠です。有線LAN接続とバックアップ回線を用意し、配信専用のカメラとマイクを準備しましょう。会場のWi-Fiに頼るのはリスクが高いです。会場の下見時にネットワーク環境のテストも忘れずに行いましょう。
音声については、会場の広さに関係なく登壇者の声を近くで拾えるかどうかで印象が変わります。会場備え付けの設備に頼りきらず、配信側で使うマイクを1本持ち込んでおくと安心です。
運営スタッフの役割分担
会場運営とオンライン運営は求められるスキルが異なります。配信のモニタリング、チャット対応、トラブルシューティングなど、オンライン側の専任スタッフを配置することが成功の鍵です。少なくとも配信担当とチャット対応担当は別々に用意するのが理想です。
イベント企画から開催までの流れ
企画・目的の設定（開催2〜3ヶ月前）
イベントの目的（リード獲得、顧客育成、ブランディングなど）を明確にし、ターゲットとなる参加者像を定めます。目的に応じて必要な機能が変わるため、この段階でツール選定の基準が決まります。
ツール選定・準備（開催1〜2ヶ月前）
候補ツールの無料トライアルやデモを活用し、操作性と機能を確認します。決定後はイベントページの作成、配信テスト、スタッフの役割分担を進めます。
集客・告知（開催2〜4週間前）
メール、SNS、自社サイトなどで告知を行います。参加登録ページのURLを共有し、リマインドメールの設定も忘れずに行いましょう。
本番・フォロー（開催当日〜1週間後）
配信中はリアルタイムでチャットやQ&Aに対応し、終了後はアーカイブ動画の公開とお礼メールの送信を行います。参加者データの分析と営業チームへの共有も速やかに実施しましょう。
アーカイブ用の動画データは想像以上に大きくなります。ツール側の保存期間が切れた後も社内で使い回すつもりなら、書き出した原本を外部ドライブにも残しておくと次回の企画で流用しやすくなります。
よくある質問（Q&A）
Q. オンラインイベントツールの費用相場は？
月額数万円〜数十万円の幅があり、イベント規模や機能によって大きく変動します。多くのツールが見積もり制を採用しているため、まずは問い合わせて自社に合ったプランを提案してもらうのが効率的です。年間契約で割引が適用されるケースも多いです。
Q. ウェビナーツールでイベントを開催できますか？
単一セッションのセミナーならウェビナーツールで十分です。しかし、複数セッションの同時進行や展示ブースの設置が必要な場合は、イベント専用ツールの導入を検討してください。
Q. 初めてのオンラインイベントにおすすめのツールは？
Zoom EventsまたはEventHubが比較的始めやすいです。Zoom Eventsは操作性が高く、EventHubはサポートが手厚いため、初めてのイベント運営でも安心して進められます。
Q. 参加者が少なくてもオンラインイベントは成功しますか？
参加者の数よりも「参加者の満足度」が重要です。少人数でも濃い交流ができるイベントは、リピーターの獲得や口コミによる集客につながります。最初から大規模を目指すのではなく、小さく始めて改善を重ねるアプローチがおすすめです。
イベント運営を効率化するガジェットやツールを探している方は、こちらも参考にしてみてください。
まとめ
オンラインイベント開催ツールは、イベントの規模・形式・参加者数によって最適な選択肢が異なります。小規模セミナーならウェビナーツールで十分ですが、カンファレンスや展示会には専用ツールが必要です。
まずは自社のイベントに必要な機能をリストアップし、無料トライアルやデモで実際に触ってみることをおすすめします。ツールの使いやすさは、イベントの成功を左右する重要な要素です。
参考リンク: ITreview オンラインイベントプラットフォーム比較 / 起業LOG オンラインイベント開催ツール比較
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