経理の仕訳入力、給与計算、勤怠集計、請求書の発行――。バックオフィス業務は企業運営に欠かせないものの、どうしても「作業に追われるだけの時間」になりがちです。特に中小企業では、少人数で複数の業務を兼任しているケースが多く、非効率な手作業がそのまま残っているケースも珍しくありません。
近年は、こうしたバックオフィス業務をクラウド上で一元管理できるツールが充実しています。データの自動連携や定型処理の自動化によって、手入力のミスを減らしながら作業時間を大幅に短縮できるようになりました。
この記事では、バックオフィスの主要業務ごとにおすすめのツールを紹介し、選び方のポイントや導入時に気をつけるべき点を解説します。自社のバックオフィスを効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。
👆ナビ助のおすすめ
Google Oneには、ご家族との大切な写真や動画を「Googleフォト」に高画質のまま容量を気にせず保存できるなど、スマホをより便利にお使いいただける魅力的な特長がございます。
バックオフィスツールとは
バックオフィスツールとは、経理・人事・総務・法務といった管理部門の業務を効率化するためのソフトウェアの総称です。従来はExcelや紙ベースで管理していた業務を、クラウドサービスに置き換えることで以下のようなメリットが得られます。
- データの自動取得・自動仕訳で入力作業を削減
- 複数ツール間のデータ連携で二重入力を解消
- 法改正への自動対応で制度変更のキャッチアップ負担を軽減
- クラウド保管でペーパーレス化を推進
【会計・経理】おすすめツール
freee会計
freee会計は、銀行口座やクレジットカードの明細を自動で取り込み、AIが仕訳候補を提案してくれるクラウド会計ソフトです。簿記の知識がなくても直感的に操作できる設計になっており、小規模事業者や個人事業主にも広く利用されています。
請求書の発行・送付、経費精算、確定申告まで一気通貫で対応できるため、経理業務をfreeeだけで完結させることも可能です。
ただ、ツールを入れても取引先から紙で届く請求書や領収書はゼロにはなりません。届いた書類をその都度PDF化してクラウド側に置いておくと、あとから探すときの手間が減ります。枚数がまとまるなら、連続で読み取れるタイプのスキャナーがあると処理が早く終わります。
マネーフォワード クラウド会計
マネーフォワード クラウド会計は、会計・請求書・経費・給与・勤怠・社会保険といったバックオフィス全般をカバーするシリーズ製品を展開しています。各サービス間でデータが自動連携するため、たとえば勤怠データから給与計算を行い、その仕訳を会計に自動反映させるといったワークフローを構築できます。
freeeは「1つのプラットフォームでシンプルに完結」、マネーフォワードは「機能ごとに最適なサービスを組み合わせる」というアプローチの違いがあります。自社の業務規模に合わせて選びましょう。
弥生会計オンライン
弥生会計は、デスクトップ版の時代から国内トップクラスのシェアを持つ老舗の会計ソフトです。オンライン版でもその使い勝手は健在で、初年度無料のプランが用意されているため、コストを抑えて導入を始めたい企業に適しています。税理士との連携機能も充実しています。
【人事・労務】おすすめツール
SmartHR
SmartHRは、入退社手続き、年末調整、社会保険手続きなどの労務管理をクラウド上で完結できるサービスです。従業員自身がスマホから情報を入力できるため、管理部門の負担が大幅に軽減されます。従業員データベースとしての機能も備えており、人事情報の一元管理にも役立ちます。
ジョブカン
ジョブカンは、勤怠管理・ワークフロー・経費精算・給与計算・労務管理・採用管理の6つのサービスを展開するバックオフィスプラットフォームです。必要な機能だけを選んで契約できるため、スモールスタートがしやすい点が特長です。勤怠管理は1人あたり月額200円からという手頃な価格設定も魅力です。
KING OF TIME
KING OF TIMEは、クラウド勤怠管理のパイオニアとして知られるサービスです。ICカード、指紋認証、顔認証、スマホGPSなど、20種類以上の打刻方法に対応しています。1人あたり月額300円の明快な料金体系で、企業規模を問わず導入しやすいのが特長です。
【経費精算】おすすめツール
楽楽精算
楽楽精算は、導入社数で国内トップクラスの経費精算システムです。交通系ICカードの読み取り、領収書のOCR読み取り、クレジットカード明細の自動取り込みなど、手入力を最小限にする機能が充実しています。承認ワークフローも柔軟に設定できるため、社内の承認フローをそのままデジタル化できます。
TOKIUM経費精算
TOKIUMは、領収書をスマホで撮影してアップロードするだけで、オペレーターが代行入力してくれるサービスです。OCRの読み取り精度に不安がある企業や、入力の正確性を重視する企業に選ばれています。
電子化を進めている途中は、紙の原本とデータが並行して存在する期間ができます。その間に机の上が書類の山にならないよう、「未処理」「処理済み」で入れ物を分けておくだけでも探しものの時間はかなり変わります。
【電子契約・ワークフロー】おすすめツール
クラウドサイン
クラウドサインは、弁護士ドットコムが運営する電子契約サービスで、累計導入企業数は250万社を超えています。契約書の送信から署名、保管までをオンラインで完結でき、印紙代の削減と契約締結のスピードアップを同時に実現できます。
kintone
kintoneは、サイボウズが提供するノーコード業務アプリ構築プラットフォームです。ワークフロー（申請・承認）、顧客管理、案件管理など、自社の業務に合わせたアプリをドラッグ&ドロップで作成できます。プログラミング知識がなくても業務のデジタル化を進められるため、中小企業のDX推進ツールとしても広く活用されています。
バックオフィス業務の効率を上げるなら、デスク環境の見直しも効果大です。
バックオフィスツールの選び方
データ連携のしやすさを確認する
バックオフィスツールの真価は、ツール間のデータ連携にあります。会計ソフトと経費精算が連携すれば経費の仕訳が自動化されますし、勤怠管理と給与計算が連携すれば給与計算の工数が大幅に減ります。導入前に、既存ツールや今後導入予定のツールとのAPI連携の可否を必ず確認しましょう。
法改正への対応力をチェックする
電子帳簿保存法、インボイス制度、労働基準法の改正など、バックオフィス業務は法改正の影響を受けやすい領域です。クラウドツールであれば、法改正に合わせたアップデートが自動的に適用されるため、自社で対応する手間を最小限に抑えられます。ただし、すべてのツールが迅速に対応しているわけではないので、過去の対応実績もチェックしておくと安心です。
とはいえ、ツール側が対応していても「自社の保存方法がその要件を満たしているか」を判断するのは担当者の仕事です。電子帳簿保存法は用語も要件も分かりにくい部分が多いので、手元に解説書を1冊置いて確認しながら社内ルールを整える方法もあります。
サポート体制と料金のバランスを見る
月額料金が安いツールでも、サポートが英語のみだったり、電話対応がなかったりすると、トラブル時に困ることになります。特にバックオフィス系のツールは、経理や給与計算など「間違いが許されない業務」で使うことが多いため、日本語の手厚いサポートがあるかどうかは重要な判断材料です。
料金だけで比較すると、導入後にサポート不足で苦労するケースがあります。少なくとも「チャットサポートの対応時間」と「電話サポートの有無」は事前に確認しましょう。
導入を成功させるためのステップ
現状の業務フローを可視化する
まずは現在の業務フローを書き出し、どの工程にどれくらいの時間がかかっているかを把握します。「何となく大変」ではなく、具体的な数値で課題を明確にすることで、ツール導入の効果を定量的に評価できるようになります。
段階的に導入する
すべてのバックオフィス業務を一度にクラウド化しようとすると、現場の混乱や移行ミスのリスクが高まります。まずは一つの業務領域から始め、運用が安定してから次の領域に広げていくのが堅実なアプローチです。
テレワーク中のバックオフィス業務を快適にするアイテムもチェックしてみてください。
まとめ
バックオフィス業務の効率化は、企業の生産性向上に直結します。freeeやマネーフォワードのような会計ツール、SmartHRやジョブカンのような人事労務ツール、楽楽精算のような経費精算ツールなど、クラウド型のバックオフィスツールは選択肢が豊富です。
大切なのは、自社の課題に合ったツールを選び、段階的に導入していくことです。まずは無料トライアルで使い勝手を試し、実際の業務での効果を確認してから本格導入に移りましょう。バックオフィスの効率化は、攻めの事業活動に集中するための土台づくりです。
👆ナビ助のおすすめ
Google Oneには、ご家族との大切な写真や動画を「Googleフォト」に高画質のまま容量を気にせず保存できるなど、スマホをより便利にお使いいただける魅力的な特長がございます。
